A saúde financeira de uma empresa depende da gestão qualificada do inventário.
Afinal, fazer este controlo é essencial para que seja possível atender às exigências dos clientes que esperam receber uma determinada mercadoria.
Por isso, os empresários que desconhecem a importância deste processo, perdem eficiência nas entregas e podem até obter desperdício de bens e dinheiro. O que poderia ser evitado, torna-se uma bola de neve difícil de controlar.
Com isto em mente, preparámos um guia completo para o ajudar neste processo.
O que é gestão de inventário?
A Gestão de Inventários é uma atividade que envolve a monitorização de inputs, produtos em desenvolvimento, perdas que requerem novas compras, fluxo de entradas e saídas, além de analisar todos os recursos: tempo, dinheiro e mão-de-obra.
Para isso, é necessário utilizar técnicas que tenham como objetivo otimizar a conservação e o volume de negócios dos itens.
É essencial manter o volume de negócios do inventário para que a rentabilidade seja positiva.
Por conseguinte, é necessário dar prioridade aos produtos que tenham uma melhor produção para que não corram o risco de encalhar, de estragar ou de ser deslocados.
Por isso, a gestão de stocks procura oferecer uma visão geral de todas as exigências, permitindo controlar o orçamento para que o excesso ou a falta de bens nunca ocorram. Além disso, opera também em processos de aquisição de produtos, e é necessário tomar as seguintes decisões:
- O que fornecer?
- Em que quantidade a oferta?
- Em que ponto o fornecimento?
A gestão de inventário passa também pelo processo de equilíbrio de compras, armazenamento e entregas, sendo responsável pela movimentação de bens.
Qual a importância da gestão de inventário?
A gestão de inventário tem impacto na administração de todos os departamentos da organização.
Ou seja, a eficiência desta atividade, levará a empresa a alcançar resultados positivos e sucesso comercial.
Por outro lado, se a gestão não for feita corretamente, os prejuízos podem prejudicar tanto a área interna da corporação como a sua imagem externa.
Isto porque a falta de controlo das mercadorias faz com que todos os sectores sejam afetados, uma vez que sem a gestão dos inventários não há forma de fazer uma análise precisa das vendas, organizar o fluxo de caixa, entre outros obstáculos.
A imagem da empresa também pode ser manchada, uma vez que a falta de noção quanto à quantidade de itens, pode fazer com que um cliente faça uma encomenda, que na verdade nem sequer existe em stock.
Já se perguntou o que este sentimento causa no consumidor? Frustração, insatisfação, descontentamento…
Por isso, não é exagero dizer que a gestão de inventário permite que o nível de atendimento ao cliente seja melhorado e até se torne um diferencial competitivo.
Assim, com uma gestão eficiente, é possível prever que produto vai faltar em stock e antecipar este problema.
Este planeamento torna possível otimizar os custos de inventário e reduzir os gastos em bens.
Vamos recapitular as vantagens desta gestão:
- Satisfação do cliente e diferencial competitivo;
- Facilita a organização do cash flow;
- Controlo financeiro e maior possibilidade de lucro;
- Nível de cuidados acrescido;
- Volume de negócios de inventário e maior redução de custos;
- Eficiência operacional dos processos de aquisição;
- Garante uma boa reputação da empresa;
- Previne o excesso ou a falta de mercadorias no local;
- Evita erros.
Além disso, a gestão do inventário assegura que o volume de negócios das ações acontece, o que corresponde basicamente ao número de vezes que o stock é convertido em vendas.
Assim, quanto mais rápido um produto for vendido, mais volume de negócios acontece e menos dinheiro terá no inventário.
Assim, a lógica é que quanto menos dinheiro for mantido estagnado no stock, maior é o dinheiro para fazer investimentos estratégicos.
Pode não parecer, mas manter um item ainda em stock causa prejuízo às despesas que este produto exige, como o local de armazenamento, por exemplo.
Por esta e outras razões, é tão importante realizar a gestão do inventário, uma vez que só através desta monitorização é possível saber quais os itens que precisam de ser substituídos e que precisam de divulgação para serem vendidos.
Uma gestão eficiente do stock elimina estes problemas e fornece dados de todos os produtos, para que possa encontrar soluções.
Como fazer a gestão de inventário
Compreender que manter uma quantidade exorbitante de produtos não significa necessariamente prosperidade e aumento das vendas, é o primeiro passo para tornar a gestão dos inventários eficiente.
Portanto, sustentar a quantidade ideal de stock para o progresso do negócio, é a forma correta de agir sobre esta questão.
É igualmente necessário considerar a flutuação da procura, que pode acabar por interferir na gestão dos inventários.
Aqui ficam algumas dicas que criamos para realizar uma gestão eficiente do stock:
1- Promova produtos parados
Para que o volume de negócios de inventário aconteça, é importante investir em planos que promovam os produtos que ainda estão.
Assim, as estratégias de marketing podem ser a solução para bens que não se descamem e precisam de um incentivo para manter o volume de negócios.
2- Forme funcionários
Ter pessoas na sua equipa que estejam preparadas para lidar com todos os processos que envolvam gestão de inventário é essencial para garantir a eficiência do processo.
Desta forma, a formação de colaboradores torna-se um passo obrigatório para todas as empresas que pretendam alcançar o sucesso.
Afinal, cada organização tem diferentes exigências e necessidades. Portanto, cada colaborador precisa entender como funcionam os métodos da sua empresa.
3- Obtenha indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são métricas utilizadas para verificar se a gestão do inventário está realmente a ser eficiente.
Com ele, é possível verificar os resultados obtidos, de forma a compreender como é o fluxo do movimento do inventário, quais eram os saldos de determinados períodos e os produtos com maior ou menor circulação, entre outras informações.
Assim, a tomada de decisão torna-se muito mais inteligente, garantindo uma utilização assertiva dos recursos.
Conheça alguns indicadores:
Giro de Inventário
Tal como anteriormente afirmado, o volume de negócios de inventário é fundamental para garantir a rentabilidade das empresas e é um dos indicadores de desempenho mais relevantes.
Esta métrica permite que as empresas não tenham custos adicionais com a mercadoria parada e ainda lucram com todos os itens em churn.
Assim, o seu cálculo é feito dividindo o número total de produtos vendidos pelo número médio de inventário.
Então a fórmula é assim:
Volume de negócios = Número total de itens vendidos / Volume médio de inventário.
No entanto, a realização desta conta para todos os produtos pode ser um pouco impossível. Por esta razão, existem software, como o Summer, que automatizam esta tarefa.
Quebra de inventário
Este é o indicador que sinaliza que falta alguma coisa. Ou seja, basicamente mostra a relação entre os produtos que faltam e os que ainda estão no inventário.
Assim, confirma-se que não irá acontecer os produtos que foram comprados no e-commerce, não estão disponíveis para entrega, evitando o descontentamento dos consumidores.
A fórmula utilizada para esta métrica é:
Rutura de inventário = (desaparecidos/totais de produtos de loja) x 100
Portanto, o ideal é que este número seja o mais baixo possível, garantindo que a sua empresa tem todos os produtos que os consumidores querem comprar.
Taxa de devolução
Esta taxa diz respeito à devolução de bens. Ou seja, quantos produtos voltaram ao inventário.
Assim, este indicador ajuda a verificar a satisfação do cliente. Se a taxa de retorno for demasiado elevada, o empresário pode procurar resolver este problema.
Confira a fórmula utilizada para chegar a este indicador:
Taxa de devolução = (Número de produtos devolvidos/ Número de vendas) x 100
Para qualquer empresário, ver os seus produtos a regressar não é uma boa indicação. Portanto, o ideal é que o resultado seja um número abaixo de zero.
Tempo de Substituição
O volume de negócios de mercadorias faz com que muitos itens faltem rapidamente, especialmente se for um produto altamente procurado.
Por isso, é necessário repor as peças que faltam sempre que o indicador de rutura assinala.
Esta métrica chama-se tempo livre, e mede o tempo que um determinado tipo de produto demorou a voltar ao stock e está pronta para ser comercializada.
A fórmula para descobrir desta vez é:
Tempo de emissão + Tempo de escolha da encomenda + Tempo de entrega
Por exemplo: se a sua empresa preparou uma encomenda que demorou 5 dias a ser emitida, 5 dias para ser separada e 5 dias para ser entregue, significa que o seu tempo de substituição é de 15 dias.
Os cálculos destas métricas podem ser feitos através do Excel ou mesmo com uma calculadora, basta aplicar os seus dados de stock nas fórmulas acima fornecidas.
4- Atualize entradas e saídas em tempo real
Tal como anteriormente afirmado, o controlo das mercadorias é essencial para a relação entre a quantidade de itens em falta ou em excesso.
Por conseguinte, é essencial que todas as entradas e saídas do produto sejam atualizadas.
Para isso, pode utilizar software para o ajudar a automatizar este processo.
O Summer permite que esta automatização seja feita de forma prática, garantindo que a sua energia e a sua equipa se concentrem noutras atividades.
5- Crie um relatório de inventário
É essencial enumerar e registar todos os produtos em stock, nas respetivas quantidades.
Este deverá ser o primeiro passo para a eficácia do inventário.
Assim, manter este relatório atualizado é uma das formas de assegurar eficazmente a continuidade deste processo.
Além disso, é sempre necessário incluir a data de cada movimento e rever constantemente todas as informações.
Assim, aproveitar ferramentas de software como a Summer para automatizar este processo é uma ótima alternativa para otimizar o tempo de produtividade da sua empresa.
6- Tenha um bom software de gestão
Como pode ver, escrever manualmente toda esta informação demoraria algum tempo a usar para gerir outras áreas do seu negócio.
Além disso, é arriscado manter informações importantes como esta armazenadas numa gaveta.
É por isso que é tão importante que tenha software para automatizar as suas ações de gestão de inventário.
O Summer é um software que realiza a gestão de todos os processos que podem ser automatizados, como a categorização do produto, relatórios e atualização de entradas e saídas.
Assim, com ele é possível obter um controlo eficaz do stock e garantir a prosperidade da sua empresa, além de ter à sua disposição, uma ferramenta 100% nacional, que oferece mobilidade, segurança e apoio.
Conheça o Summer clicando aqui e execute o inventário da sua empresa de forma prática e segura.
